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Informativa privacy

Versione 14

1. Titolare del trattamento

Il titolare del trattamento è Mariko S.r.l., con sede legale in Via Tagliamento 16, 25080 Padenghe sul Garda (BS), partita IVA 04809590989, REA BS-643245, PEC mariko.bi@pec.it, email notifiche@mariko-bi.com, società che eroga il servizio Marikō. La presente informativa copre il sito mariko-bi.com, il percorso di attivazione e l'applicazione Marikō.

2. Dati trattati e finalità

Il servizio tratta:

  • dati dell'account: nome ed email dell'utente, per l'autenticazione e la gestione del rapporto;
  • dati dell'attivazione: nome, email e numero di telefono di chi avvia il percorso di attivazione, ragione sociale, partita IVA e prova delle accettazioni e delle firme (termini, privacy, contratto, clausole vessatorie), per concludere e documentare il contratto. Il numero di telefono serve a ricontattare chi ha avviato la pratica se questa si ferma prima della conclusione — per esempio in attesa di un preventivo o di una firma — e compare, con nome, email e ragione sociale, negli avvisi interni agli operatori del servizio e nel registro dei contatti commerciali (art. 5). Non è usato per altre comunicazioni;
  • dati aziendali e fiscali: fatture elettroniche, movimenti bancari, corrispettivi e bilanci delle aziende clienti, per le finalità di controllo di gestione;
  • documenti ufficiali di commessa: i documenti che l'azienda cliente conserva nelle aree Contratto, Pratica Edilizia, Cassa Edile, preventivi e offerte del proprio archivio documentale, dentro la cartella di una commessa, e mette a disposizione del servizio — tipicamente contratti d'appalto, pratiche edilizie e documenti di Cassa Edile — letti per ricostruire l'anagrafica dell'opera: ubicazione del cantiere, parti, identificativi, importi pattuiti. Per questi documenti la selezione avviene per posizione nell'archivio, non per tipo di documento: il tipo effettivo lo riconosce la lettura, dopo che il documento è stato trasmesso, quindi in quelle aree può trovarsi e venire letto anche un documento di altra natura. Questi documenti possono contenere dati di persone fisiche diverse dall'utente e dall'azienda cliente — in primo luogo i committenti privati, ma anche altre persone nominate nei documenti archiviati: nome, codice fiscale, residenza, luogo e data di nascita;
  • bolle, preventivi, contratti, ordini e disegni nella cartella di una commessa: i documenti che il servizio riconosce come tali nella cartella di una commessa dell'azienda cliente. Il testo del documento è letto per riconoscerne i campi — numeri e date, importi, righe articolo, parti. Qui la selezione avviene per tipo di documento riconosciuto, a differenza dei documenti ufficiali di commessa sopra, selezionati per posizione; il documento può contenere dati di persone fisiche diverse dall'utente e dall'azienda cliente;
  • dati del personale e dei lavoratori dell'azienda cliente: nominativo, qualifica, reparto e centro di costo; ore lavorate e rapportini di cantiere; costo del lavoro e prospetti del personale che l'azienda cliente importa nel servizio. Se l'azienda cliente attiva il modulo opzionale dei rapportini di cantiere, i lavoratori registrati possono inoltre dettare ore e lavorazioni con messaggi di testo o vocali su un canale di messaggistica: il servizio tratta allora il loro numero di telefono, l'identificativo che il canale assegna loro, il testo dei messaggi, la registrazione audio dei vocali e la sua trascrizione, che possono contenere nomi di colleghi, cantieri, ore e lavorazioni. Il servizio ne estrae soltanto ore, persone, commessa e lavorazione, per proporre il rapportino: non li usa per controllare a distanza né per valutare la persona;
  • dati di navigazione sulle pagine pubbliche (presentazione e percorso di attivazione): soltanto previo consenso espresso tramite il banner (salvo i log tecnici di accesso indicati qui sotto, che riguardano anche le pagine pubbliche), per misurare l'efficacia delle pagine e gestire i contatti commerciali; il dettaglio degli strumenti è nella cookie policy;
  • log tecnici di accesso: a ogni richiesta ai domini del servizio, comprese le pagine pubbliche, il terminatore di connessione registra l'indirizzo IP, il metodo e l'indirizzo richiesto (URI), la data e l'ora, l'esito, la durata e la dimensione della risposta. Non registra le intestazioni della richiesta (quindi né user agent né cookie né credenziali) e toglie dall'URI i parametri che sono credenziali. Servono alla sicurezza del servizio, alla prevenzione degli abusi e dell'estrazione automatizzata di dati e alla misura del carico. Vi accedono soltanto gli operatori del servizio.
  • registro d'uso del servizio: per gli utenti autenticati, il servizio registra quali funzioni vengono usate: l'utente e l'azienda, la funzione richiesta (indicata dal metodo e dal modello della rotta, mai l'indirizzo completo né i parametri) e l'eventuale riquadro della pagina che l'ha chiesta, la pagina visitata e il tempo di permanenza, se la sessione è di un operatore del servizio, l'esito, la durata e la data e l'ora. Non registra i contenuti inseriti o consultati, né clic, scorrimenti o movimenti. Serve a capire quali funzioni sono utili e dove il servizio va migliorato o semplificato. Vi accedono soltanto gli operatori del servizio; i dati restano nel servizio e non sono comunicati a terzi.

3. Base giuridica

Il trattamento dei log tecnici di accesso si fonda sul legittimo interesse del titolare (art. 6, par. 1, lett. f, GDPR) a garantire la sicurezza del servizio e a prevenire abusi ed estrazioni automatizzate di dati.

Il registro d'uso del servizio si fonda sul legittimo interesse del titolare (art. 6, par. 1, lett. f, GDPR) a conoscere l'uso delle funzioni per mantenerle, migliorarle o semplificarle. L'utente può opporsi in ogni momento scrivendo ai recapiti dell'art. 1.

Il trattamento dei dati dell'account e dell'attivazione si fonda sull'esecuzione del contratto, sulle misure precontrattuali adottate su richiesta dell'interessato che avvia il percorso di attivazione (art. 6, par. 1, lett. b, GDPR) e sugli obblighi di legge; quello dei dati di navigazione sulle pagine pubbliche si fonda sul consenso, revocabile in ogni momento. Il trattamento dei dati fiscali delle aziende clienti avviene in qualità di responsabile del trattamento, secondo la nomina contenuta nel contratto di attivazione (art. 6) e sulle istruzioni del cliente titolare. Per i servizi accessori e le attività di assessment antecedenti l'attivazione, la medesima nomina e le medesime clausole operano attraverso l'offerta accettata dal cliente, che le richiama (contratto, art. 15).

Quando i documenti e i messaggi conferiti dal cliente contengono dati di persone fisiche diverse dall'utente e dall'azienda cliente — è il caso dei documenti di commessa e dei dati dei lavoratori indicati all'art. 2 — Marikō li tratta unicamente in qualità di responsabile e sulle istruzioni del cliente. L'informativa verso quegli interessati resta in capo al cliente titolare, che è la parte in rapporto con loro — per i lavoratori, in quanto datore di lavoro, e prima del loro primo messaggio al canale dei rapportini; le conseguenze del trasferimento extra-UE su di essi sono all'art. 6.

4. Assistenza tramite intelligenza artificiale

Alcune elaborazioni (ad esempio la classificazione delle righe di fattura, l'assistente di analisi e la lettura da controller dei margini) sono supportate da un sistema di intelligenza artificiale, sempre con supervisione umana: le proposte del sistema possono essere riviste e modificate e non producono decisioni automatizzate con effetti giuridici sull'interessato ai sensi dell'art. 22 GDPR. La lettura da controller, nella pagina dei margini, racconta a parole i numeri di un periodo, e le cause che li spiegano, che il servizio ha già calcolato: non cambia classificazioni né dati, e un controllo automatico scarta la lettura che contiene un numero diverso da quelli calcolati o un nome che non sia fra quelli forniti. Nel modulo opzionale dei rapportini di cantiere un modello di linguaggio conduce il dialogo con il lavoratore registrato e propone il rapportino della giornata; non scrive mai le ore. La proposta passa da controlli automatici e resta in attesa della conferma di una persona dell'ufficio del cliente. Il modulo è acceso per singola azienda cliente, ed è spento finché non lo si attiva. L'uso dell'intelligenza artificiale è descritto in dettaglio nella politica sull'intelligenza artificiale pubblicata accanto a questa informativa.

5. Destinatari e responsabili

I dati possono essere trattati, per conto del titolare, da:

  • fornitori tecnici di hosting e infrastruttura, con dati in Unione Europea;
  • Anthropic PBC (USA), fornitore dei modelli impiegato nell'esercizio ordinario del servizio e nelle fasi di analisi preliminare o di configurazione iniziale (assessment), per la classificazione dei documenti e le altre elaborazioni linguistiche descritte all'art. 4. Riceve, per la classificazione, i contenuti dei documenti contabili necessari — estremi del documento, denominazione e identificativo fiscale della controparte, descrizioni e importi delle righe, eventuale contenuto di documenti esteri collegati — e, per i movimenti bancari, la descrizione, la controparte e l'importo del movimento, senza il campo IBAN (gli estremi bancari possono comparire nella descrizione del movimento), insieme al contesto di classificazione (identità e descrizione dell'attività dell'azienda cliente, precedenti classificazioni della stessa controparte). Riceve inoltre, per il riconoscimento dell'anagrafica di commessa, il testo integrale dei documenti ufficiali di commessa indicati all'art. 2, come risulta dalla loro lettura ottica: a differenza dei documenti contabili, di cui sono estratti i campi necessari — salvo il contenuto dei documenti esteri collegati, sopra indicato — qui il documento è trasmesso per intero, perché il riconoscimento riguarda il documento nel suo complesso. Lo stesso vale per il testo di bolle, preventivi, contratti, ordini e disegni dell'archivio indicati all'art. 2, che riceve per riconoscerne i campi. Ne consegue che il fornitore può ricevere i dati delle persone fisiche eventualmente nominate in quei documenti. Riceve inoltre, per l'assistente di analisi e soltanto quando l'utente lo interroga, la domanda posta in linguaggio naturale, il filo della conversazione in corso, la struttura del modello dati dell'azienda (nomi delle grandezze e delle dimensioni, comprese quelle definite dal cliente) e i dati del grafico o della tabella in esame, che possono comprendere denominazioni di controparti e importi. Riceve inoltre, per la ricerca delle fatture e soltanto quando l'utente conferma con Invio una frase di almeno tre parole che la lettura automatica del sistema non riconosce, la frase digitata dall'utente, che può comprendere tutto ciò che l'utente vi scrive — denominazioni di controparti, importi, numeri di documento, identificativi fiscali — insieme alla data del giorno, ai tipi di documento presenti nell'archivio dell'azienda e alle voci e macro-voci del piano dei conti del servizio: il fornitore traduce la frase nei filtri che la pagina già offre, senza ricevere alcun documento né altro dato delle fatture oltre a quanto scritto nella frase. La frase e la risposta del fornitore sono conservate nel servizio, per la sola azienda, per non ripetere la stessa richiesta, e seguono la conservazione indicata all'art. 8. Riceve infine, quando l'operatore del servizio attiva l'importazione assistita di un prospetto del personale in un formato non riconosciuto, un'anteprima del prospetto (righe di testa e di coda), che può comprendere nominativi dei dipendenti e importi di costo del lavoro. Riceve inoltre, per la lettura da controller dei margini, nei casi in cui il modulo è attivo per l'azienda cliente, i dati aggregati di un periodo dell'azienda a confronto con lo stesso periodo dell'anno prima, già calcolati dal servizio, anche mese per mese (ricavi, EBITDA, costi fissi, commissioni): totali di ricavi, margini ed EBITDA e il ponte dall'uno all'altro; totali per voce del piano dei conti del servizio (codice e nome della voce) dei costi variabili e dei costi fissi; il costo del personale soltanto in totale, che con meno di tre persone nei prospetti non ha nemmeno una voce propria; le commissioni di vendita e la pubblicità sul canale, quando il periodo le ha; indicazioni sulla completezza dei dati e segnali di qualità rilevati dal servizio, con le categorie di canale di vendita dichiarate nel profilo dell'azienda. Riceve inoltre, sempre in forma aggregata, calcolata dal servizio e contenuta da limiti di numero e di dimensione, i dati che spiegano da dove nascono gli scostamenti: (a) le denominazioni delle controparti aziendali (fornitori, clienti e canali di vendita come i marketplace) che pesano di più su una voce o sui ricavi, ciascuna con i propri importi del periodo e dell'anno prima, la differenza e un'indicazione di andamento (ad esempio nuova, persa, in crescita, in calo). Una controparte è indicata per nome soltanto se ha un identificativo fiscale e una denominazione d'impresa o d'ente (mai un nome e cognome) e, in più, (i) la denominazione porta una forma giuridica riconosciuta da un elenco chiuso e indipendente dall'azienda cliente (società di capitali, cooperative, consorzi e simili, italiane ed estere), oppure (ii) è un ente pubblico o privato (ad esempio un comune, un'università, una fondazione, un consorzio) con partita IVA italiana, oppure (iii) è un canale di vendita che l'azienda cliente ha dichiarato nel proprio profilo, con il nome dichiarato. Le persone fisiche, i professionisti e le ditte individuali, le società di persone e ogni controparte il cui riconoscimento è dubbio non sono mai indicati per nome: compaiono solo come totale aggregato per categoria, in modo che l'importo di una singola persona non si possa ricavare per differenza. La denominazione è inviata in forma ripulita e abbreviata (al più 40 caratteri), non come compare nel documento; (b) le linee di prodotto, cioè i nomi delle classi o famiglie del catalogo merceologico del servizio (un elenco chiuso, non un testo scritto dall'azienda cliente), con i costi di acquisto e la scomposizione aggregata dello scostamento in prezzo, quantità e articoli nuovi o usciti; (c) il settore dell'azienda cliente: la descrizione dell'attività economica (codice ATECO, a livello di gruppo), il tipo d'impresa dichiarato, se c'è, e poche parole del mestiere scelte dal servizio da una tabella chiusa, e non il testo libero con cui l'azienda descrive la propria attività; (d) per le aziende che lavorano a commessa, le variazioni di margine delle commesse principali, indicate soltanto con il numero d'ordine nella graduatoria («commessa 3»). Non riceve alcun documento, né righe di fattura, né testi di documento, né codici o descrizioni di articolo, né nomi o codici di commessa, né identificativi fiscali o indirizzi di controparti, né dati di persone fisiche: i nomi che compaiono sono quelli delle voci del piano dei conti, delle controparti aziendali descritte sopra, delle linee di prodotto del catalogo e del settore. La lettura che il fornitore restituisce è conservata nel servizio, per la sola azienda, per non ripetere la stessa richiesta, e segue la conservazione indicata all'art. 8. Non riceve in nessun caso credenziali né dati degli account, e non riceve i messaggi e i vocali del modulo dei rapportini di cantiere, che passano dal fornitore indicato più sotto. Alcune elaborazioni automatiche — la classificazione dei documenti e l'attribuzione alle commesse che il servizio esegue in autonomia dopo un'importazione, e la preparazione delle letture da controller dei margini per il mese chiuso più recente e per gli ultimi tre mesi chiusi, al termine della classificazione, mai quelle avviate dall'utente con un suo gesto: la lettura da controller che l'utente chiede è inviata subito, non in lotto — sono inviate al fornitore in lotti, con la sua interfaccia di elaborazione differita (Message Batches API): i dati inviati sono gli stessi sopra elencati per quelle elaborazioni, comprese, per le letture da controller, le denominazioni delle controparti aziendali, le linee di prodotto e il settore dell'azienda, e il fornitore li conserva per 29 giorni. Il fornitore non è, ad oggi, vincolato verso Marikō a una conservazione azzerata dei dati (zero-data-retention): in base alle sue condizioni di servizio i dati inviati possono essere conservati sui suoi sistemi per il periodo ivi previsto, che per le richieste in lotto è di 29 giorni, e il regime dei lotti non rientra nella conservazione azzerata. Nelle condizioni commerciali della sua interfaccia di programmazione il fornitore dichiara di non utilizzare per l'addestramento dei propri modelli i dati ricevuti tramite quell'interfaccia. Il trasferimento avviene con minimizzazione dei dati inviati, sulla base dell'accordo sul trattamento dei dati con clausole contrattuali standard incluso nelle condizioni commerciali del fornitore e nei limiti descritti all'art. 6;
  • OVH SAS (Francia), con il servizio OVHcloud AI Endpoints, su infrastruttura in Unione Europea, soltanto per il modulo opzionale dei rapportini di cantiere e soltanto per le aziende clienti che lo hanno attivo. Riceve l'audio dei vocali inviati dai lavoratori registrati, per trascriverli, insieme ai nomi propri di persone e commesse dell'azienda cliente che aiutano il riconoscimento; riceve il testo trascritto e quello dei messaggi, per estrarne la proposta di rapportino; e riceve, per il dialogo con il lavoratore, la conversazione aperta del mittente nelle ultime ventiquattro ore, il contesto della giornata e i nomi di commesse e colleghi che il modello consulta uno alla volta attraverso strumenti con limiti. Dichiara di non conservare né condividere i dati inviati. Non è trasferito nulla fuori dall'Unione Europea;
  • Telegram Messenger Inc. (Isole Vergini Britanniche), gestore del canale di messaggistica con cui i lavoratori registrati scrivono al servizio nel modulo opzionale dei rapportini di cantiere. Per il funzionamento del canale i messaggi, i vocali, il numero di telefono condiviso dal lavoratore e il suo identificativo transitano sui sistemi di questo fornitore, che li tratta secondo le proprie condizioni di servizio. Telegram non sottoscrive accordi di nomina a responsabile per i bot e non offre clausole contrattuali standard; i suoi centri di elaborazione sono distribuiti anche fuori dall'Unione Europea. È un'eccezione dichiarata, limitata al modulo opzionale dei rapportini di cantiere, che l'azienda cliente attiva per scelta del titolare; il trasferimento è descritto all'art. 6. La registrazione audio dei vocali non è conservata da Marikō dopo la trascrizione; il canale di messaggistica può conservarla secondo le proprie condizioni. Marikō predispone anche il canale WhatsApp Business (Meta Platforms Ireland Limited, Irlanda), che userà per gli stessi dati e con le stesse finalità soltanto dopo averlo comunicato ai clienti, come ogni variazione dei fornitori;
  • DeepSeek (Hangzhou DeepSeek Artificial Intelligence Basic Technology Research Co., Ltd., Repubblica Popolare Cinese) non è impiegato nell'esercizio del servizio. Il servizio resta tecnicamente in grado di instradare le elaborazioni linguistiche su questo fornitore, ma questo non avviene senza una scelta deliberata dell'operatore. Se mai fosse impiegato per dati dei clienti, lo sarebbe soltanto dopo una comunicazione preventiva e la pubblicazione di una nuova versione di questa informativa, da accettare prima dell'uso: con l'avvertenza, già oggi nota, che questo fornitore non offre clausole contrattuali standard né garanzie di non addestramento o di conservazione azzerata;
  • Google Ireland Limited (Google Workspace), per il solo recapito delle email transazionali del servizio (codici di verifica e di firma, messaggi di servizio); eventuali trasferimenti extra-UE avvengono secondo le clausole contrattuali standard incluse nelle condizioni del fornitore;
  • Openapi S.p.A. (Italia), provider del Sistema di Interscambio per l'invio delle autofatture (TD17) e la ricezione dei relativi esiti, soltanto per le aziende clienti che scelgono questo canale. Riceve il file della fattura elettronica, con i dati dell'azienda cliente e della controparte che vi figurano;
  • HERE Global B.V. (Paesi Bassi), per la geocodifica e il suggerimento degli indirizzi. Riceve il testo dell'indirizzo da normalizzare — indirizzi dei cantieri e delle controparti, che possono essere residenze di persone fisiche, come i committenti privati — insieme al Paese, e il testo che l'utente digita quando chiede un suggerimento di indirizzo; non riceve altri dati. Il trattamento può avvenire fuori dall'Unione Europea, sulla base delle clausole contrattuali standard incluse nelle condizioni del fornitore;
  • Brave Software, Inc. (Stati Uniti), per la ricerca web dell'indirizzo email del fornitore, soltanto se l'operatore del servizio la attiva (funzione opzionale, spenta di default). Riceve la sola denominazione normalizzata della controparte con termini di ricerca fissi — mai importi, date, coordinate bancarie né dati dell'azienda cliente — ma per una ditta individuale la denominazione può coincidere con il nome di una persona. Il trasferimento verso gli Stati Uniti avviene senza clausole contrattuali standard né decisione di adeguatezza dichiarate: è un'eccezione, come quella di Telegram, limitata a questa funzione opzionale;
  • Fabrick S.p.A. (Italia), per il collegamento dei conti bancari dell'azienda cliente e la lettura dei movimenti, soltanto per le aziende clienti che collegano un conto, con il consenso dato dall'utente presso la propria banca e con le credenziali di Marikō verso il fornitore. Riceve l'identità dell'utente che autorizza e le richieste di lettura dei conti, e restituisce i movimenti. In alternativa a Fabrick, soltanto se scelto in sua vece, lo stesso servizio può essere reso da Enable Banking Oy (Finlandia, Unione Europea), con la stessa funzione;
  • servizi che il cliente sceglie di collegare (ad esempio archivi documentali in cloud, sistemi di incasso e gestionali di terzi): Marikō legge i dati con l'autorizzazione che il cliente fornisce, e quei fornitori trattano i dati secondo il rapporto fra il cliente e il fornitore. Non sono sub-responsabili di Marikō;
  • HubSpot (istanza con dati in Unione Europea): per la misurazione delle pagine pubbliche soltanto previo consenso; per la gestione dei contatti commerciali, dove sono registrati nome, email, numero di telefono, ragione sociale e stato della pratica di chi avvia il percorso di attivazione, sulla base delle misure precontrattuali indicate all'art. 3.

L'elenco aggiornato dei sub-responsabili è disponibile su richiesta; le variazioni sono comunicate secondo il contratto di attivazione. Questo vale anche per il fornitore di modelli effettivamente impiegato: ogni suo cambiamento è comunicato preventivamente e, quando modifica in modo sostanziale le garanzie descritte in questo articolo, è pubblicato con una nuova versione della presente informativa, che il cliente accetta prima di continuare a usare il servizio.

6. Luogo del trattamento e trasferimenti extra-UE

I dati sono trattati su infrastruttura collocata in Unione Europea. I trasferimenti extra-UE sono quelli verso i fornitori indicati all'art. 5: verso Anthropic PBC (USA) per le elaborazioni linguistiche del servizio, sulla base dell'accordo sul trattamento dei dati con clausole contrattuali standard incluso nelle condizioni commerciali del fornitore e delle garanzie descritte all'art. 5; verso HERE Global B.V., quando l'elaborazione avviene fuori dall'Unione Europea, sulla base delle clausole contrattuali standard incluse nelle sue condizioni; verso Brave Software, Inc. (USA), quando la ricerca web dell'indirizzo email è attivata, per la sola denominazione della controparte e senza clausole contrattuali standard né decisione di adeguatezza dichiarate (eccezione limitata a quella funzione opzionale); verso Telegram Messenger Inc. (Isole Vergini Britanniche) per i messaggi del modulo dei rapportini di cantiere, quando l'azienda cliente lo attiva sul canale Telegram. Se il canale WhatsApp Business fosse attivato, il transito dei messaggi presso Meta Platforms Ireland Limited avverrebbe sulla base delle clausole contrattuali standard previste dalle sue condizioni, con i dati a riposo in Germania. Verso DeepSeek (Repubblica Popolare Cinese) non avviene oggi alcun trasferimento.

Il perimetro del trasferimento verso Anthropic comprende, dai documenti di commessa indicati all'art. 2, dati di persone fisiche diverse dall'utente e dall'azienda cliente, compresi codice fiscale, residenza, luogo e data di nascita. Per questi documenti la minimizzazione non opera per selezione dei campi, dato che il documento è trasmesso integralmente: opera sulla posizione nell'archivio, cioè sulle aree elencate all'art. 2 dentro la cartella di una commessa dell'azienda cliente. Il testo di bolle, preventivi, contratti, ordini e disegni indicati all'art. 2 è trasmesso per tipo di documento riconosciuto, nella cartella di una commessa dell'azienda cliente. Nessun altro documento dell'archivio è trasmesso. Dalla lettura da controller dei margini il fornitore riceve i soli dati aggregati di un periodo descritti all'art. 5, comprese le denominazioni delle controparti aziendali che l'art. 5 consente di indicare, le linee di prodotto e il settore dell'azienda, senza documenti, righe di fattura, identificativi fiscali né dati di persone fisiche. Il fornitore conserva i dati ricevuti per il periodo indicato all'art. 5, con un massimo di 29 giorni per le richieste in lotto, e non è vincolato a una conservazione azzerata.

Il perimetro del trasferimento verso Telegram comprende i dati dei lavoratori che usano il canale: numero di telefono, identificativo, testo e vocali dei messaggi, con i nomi di persone e cantieri che vi si trovano. Per questo trasferimento non sono disponibili clausole contrattuali standard con il fornitore, né una decisione di adeguatezza della Commissione europea per il Paese di destinazione, né un accordo di nomina a responsabile: il fornitore tratta i messaggi che transitano sulla sua piattaforma secondo le proprie condizioni. Il trasferimento avviene quindi senza clausole contrattuali standard e senza decisione di adeguatezza. È un'eccezione dichiarata, limitata al modulo opzionale dei rapportini di cantiere, che l'azienda cliente attiva per scelta del titolare. Le misure sono tre: ai lavoratori è offerta un'alternativa al canale; sul canale non viaggiano mai costi né tariffe (il riepilogo nomina i colleghi della squadra e le loro ore); il modulo è attivo per singola azienda cliente e spento di default. Per i dati che Marikō tratta in qualità di responsabile, l'autorizzazione a questo sub-responsabile è conferita dal cliente titolare con l'accettazione della presente informativa e del contratto di attivazione: resta in capo al cliente titolare valutarne le conseguenze nella propria informativa verso i propri lavoratori, con l'assistenza prevista dal contratto.

Per il trasferimento verso Anthropic l'autorizzazione è conferita allo stesso modo. Chi non intenda accettare questi trasferimenti non può utilizzare le elaborazioni linguistiche del servizio, né il modulo dei rapportini sul canale Telegram, che ne sono parte non separabile.

7. Assenza di usi secondari

I dati delle aziende clienti non sono utilizzati da Marikō per finalità diverse dall'erogazione del servizio: nessun benchmark di settore, nessuna analisi statistica cross-cliente, nessun addestramento di modelli sui contenuti conferiti. Ogni elaborazione linguistica è circoscritta ai dati di una sola azienda per volta.

Il registro d'uso del servizio (art. 2) riguarda il modo in cui le funzioni sono usate, non i contenuti conferiti: misura quali pagine e quali funzioni si usano, anche confrontando le aziende clienti fra loro, e non contiene dati fiscali, contabili o documentali delle aziende.

Questo impegno vincola Marikō e i fornitori che lo hanno assunto per contratto. Non si estende a Telegram, le cui condizioni di servizio regolano autonomamente i messaggi che transitano sulla sua piattaforma, e non si estende a DeepSeek, qualora fosse mai impiegato, le cui condizioni non escludono la conservazione e l'uso dei dati ricevuti per migliorare i propri modelli. Quanto ad Anthropic, l'impegno di non addestramento è quello dichiarato nelle condizioni commerciali del fornitore, mentre la conservazione dei dati inviati non è azzerata (art. 5). Questa informativa dichiara i limiti in modo esplicito invece di rinviare a un elenco.

8. Conservazione

I dati sono conservati per la durata del rapporto di servizio e, alla sua cessazione, cancellati o restituiti secondo il contratto di attivazione (art. 11), salvo il tempo necessario ad adempiere agli obblighi di legge. La prova delle accettazioni e delle firme è conservata per la durata prevista dalla legge per i documenti contrattuali. La conservazione a norma dei documenti fiscali resta in capo al cliente titolare.

I dati di una pratica di attivazione che non si conclude — perché scade o perché chi l'ha avviata la chiude — sono cancellati dal servizio trenta giorni dopo la chiusura della pratica, numero di telefono compreso. Fanno eccezione le pratiche che hanno già dato vita a un'azienda nel servizio (contratto firmato senza pagamento) o a un periodo di prova gratuito: restano agli atti finché il titolare non decide che farne, e il loro numero di telefono con esse. Il contatto registrato nel registro dei contatti commerciali (art. 5) resta finché l'interessato non ne chiede la cancellazione ai recapiti dell'art. 1.

Presso i fornitori dei modelli i dati inviati seguono la conservazione dichiarata all'art. 5: per Anthropic, il periodo previsto dalle sue condizioni di servizio, che per le richieste in lotto è di 29 giorni, anche se nel frattempo il rapporto con Marikō è cessato o i dati sono stati cancellati dal servizio; per OVH, nessuna conservazione dichiarata. I messaggi dei lavoratori del modulo dei rapportini sono conservati nel servizio, con le proposte di rapportino che ne derivano, per la durata del rapporto, come i rapportini; il contenuto dei messaggi inviati da numeri non registrati non è conservato. La registrazione audio dei vocali non è conservata da Marikō dopo la trascrizione; il canale di messaggistica può conservarla secondo le proprie condizioni.

I log tecnici di accesso (art. 2) sono scritti su file che vengono archiviati quando raggiungono la dimensione prevista e cancellati 14 giorni dopo l'archiviazione. Una richiesta può quindi restare oltre 14 giorni per il tempo in cui il file si riempie, di norma meno di un giorno. Una copia ridotta, senza indirizzo IP, resta nel registro di sistema del nodo secondo la configurazione di quel registro. Nessuna copia viene trasferita fuori dall'Unione Europea: stanno sull'infrastruttura del servizio.

Il dettaglio del registro d'uso del servizio (art. 2) è conservato per tredici mesi interi oltre il mese in corso; dopo, sopravvivono soltanto totali mensili per azienda e funzione, senza riferimento al singolo utente. Il dettaglio riferito a un'azienda è cancellato insieme all'azienda.

9. Sicurezza

Il servizio isola i dati di ogni azienda cliente (multi-tenancy con Row-Level Security), cifra le credenziali e limita l'accesso agli utenti associati a ciascuna azienda. Le comunicazioni avvengono su canali cifrati. Ogni decisione umana sui dati è registrata in una storia non modificabile.

10. Diritti dell'interessato

L'interessato può esercitare i diritti di accesso, rettifica, cancellazione, limitazione, portabilità e opposizione previsti dagli artt. 15-22 GDPR contattando il titolare ai riferimenti indicati all'art. 1, e può proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali. Il consenso alla misurazione delle pagine pubbliche è revocabile in ogni momento dal banner o dalle impostazioni descritte nella cookie policy. Per i dati trattati come responsabile, le richieste sono inoltrate al cliente titolare.

11. Modifiche

La presente informativa può essere aggiornata con una nuova versione. L'uso del servizio dopo l'aggiornamento richiede l'accettazione della nuova versione.